Jak zapobiec opóźnieniom w realizacji projektu budowlanego?

Zamówienia na projekty budowlane, niezależnie od wielkości inwestycji, prawie zawsze realizowane są z opóźnieniem. Z jakich przyczyn wynikają owe przesunięcia w czasie? Co może zrobić inwestor lub wykonawca, aby zlecenie zostało zrealizowane zgodnie z ustalonym terminem?

Każde przedsięwzięcie budowlane wiąże się z ryzykiem wystąpienia szeregu zdarzeń, które spowodują nieterminową realizację inwestycji. Receptą na niechciane spóźnienia jest sprawne zarządzanie projektem budowlanym. Może się ono przyczynić do zminimalizowania lub całkowitej eliminacji ryzyka opóźnień. Na rynku dostępne są już proste narzędzia informatyczne, które stworzono z myślą o wsparciu procesu planowania projektu budowlanego oraz komunikacji pomiędzy stronami projektu budowlanego. Przykładem może być program www.PMCompass.pl. Narzędzie jest dostępne online dla wszystkich uczestników projektu.

Jakie korzyści wynikają z zastosowania narzędzia do zarządzania projektem?
Realizacja zlecenia z użyciem narzędzia do zarządzania etapami realizacji, może zainicjować zarówno inwestor, jak i wykonawca. Oto niektóre korzyści dla stron, przedstawione na przykładzie projektu budowy domu jednorodzinnego:

Realizacja prac zgodnie z harmonogramem
Pierwszym krokiem do terminowej realizacji przedsięwzięcia jest wykonanie czytelnego harmonogramu prac inwestora i wykonawcy. Zakres, złożoność, wzajemne uwarunkowanie i czasochłonność prac, powinny być całkowicie zrozumiałe dla każdej ze stron. W myśl zasady: „Jeśli nie umiesz czegoś zaplanować, nie masz podstaw by uważać, że potrafisz to zrobić” - należy rozumieć, iż dokładny i rzetelnie sporządzony plan, jest podstawą udanego projektu. „Platforma www.PMCompass.pl jest miejscem, gdzie wspólnie z wykonawcą i inwestorem ustalamy zakres i harmonogram realizacji. To eliminuje wiele nieporozumień, które mogą zniszczyć projekt, takich jak: nierealne oczekiwania inwestora co do terminów, niedoszacowania wykonawcy spowodowane niedoprecyzowanymi wymaganiami dotyczącymi zakresu prac. Już samo przygotowanie szczegółowego harmonogramu daje niedoceniany efekt!” wskazuje Henryk Pawłowski z Wrocławia, kierownik projektu z 30-letnim doświadczeniem, nadzorujący indywidualne realizacje domków jednorodzinnych.

Po zakończeniu każdego z planowanych działań, wykonawca może je oznaczyć w systemie jako zakończone lub umieścić informację o przesunięciu i zaraportować postęp prac inwestorowi. Nawet w przypadku ewentualnych opóźnień, inwestor zostanie poinformowany odpowiednio wcześnie i sytuacja nie będzie dla niego zaskoczeniem. Na tej podstawie pewnie działania można modyfikować i ustalać zmiany w harmonogramie realizacji inwestycji.

Dobra komunikacja z klientem
Sprawny system zarządzania zapewnia klientowi i wykonawcy jednoczesny wgląd w stan projektu, eliminując w ten sposób problemy z dogadywaniem szczegółów inwestycji. Aplikacja umożliwia prowadzenie dyskusji wokół każdego zadania, którą można wesprzeć dodając załączniki rysunkowe, zdjęcia czy specyfikacje techniczne.

Sprawna współpraca z podwykonawcami
Przypisanie konkretnych wykonawców do poszczególnych zadań w harmonogramie zwiększa poczucie odpowiedzialności. Uświadamia iż nieterminowa realizacja zlecenia przez jedną osobę wpływa na działania innych uczestników zaangażowanych w wykonanie projektu. Możliwość prowadzenia dyskusji eliminuje niedomówienia i zacieśnia współpracę.

Dzielenie się wiedzą i dokumentacją
System www.PMCompass.pl jest bezpiecznym i prostym sposobem na przechowywanie i udostępnianie dokumentacji projektowej osobom zaangażowanym w projekt. Z plików można korzystać wszędzie tam, gdzie jest dostęp do Internetu, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Zwiększenie efektywności i rentowności
Sporządzanie harmonogramu i wykonywanie prac z godnie z jego rozkładem, wpływa na efektywność realizacji inwestycji. Z każdym realizowanym projektem wykonawca ma szansę ściślej określić czas wykonania poszczególnych robót i lepiej zaplanować pracę zespołu, a inwestor lepiej oszacować rentowność inwestycji.