Umowa najmu powierzchni komercyjnej

W miarę powrotu koniunktury na najem powierzchni biurowych i handlowych można się spodziewać startu nowych projektów nieruchomości komercyjnych, a także wznowienia realizacji inwestycji zawieszonych z powodu trudności w uzyskaniu finansowania lub znalezieniu najemców.

Korzystne z punktu widzenia dewelopera, a często – ze względu na negocjacje z bankami – konieczne jest podpisywanie tzw. umów „przednajmu”, tj. umów najmu powierzchni w obiektach, których realizacja nie została jeszcze ukończona lub jest dopiero planowana.

Dla najemcy jest to okazja do wynegocjowania niższego czynszu, jednak kosztem wyższego ryzyka w porównaniu do najmu powierzchni w budynkach, które zostały już oddane do użytku. Dlatego powinni oni zwrócić szczególną uwagę na treść podpisywanych umów.

Termin wydania lokalu
W przypadku najmu powierzchni komercyjnych (np. biur)– a zwłaszcza handlowych – każdy dzień opóźnienia przez dewelopera w zakończeniu inwestycji powoduje utratę zarobku dla najemcy. Dlatego w jego interesie jest precyzyjne określenie w umowie terminu oddania lokalu do użytku – np. przez wskazanie konkretnej daty – oraz ustalenie kar za każdy dzień opóźnienia. Chociaż w praktyce kary umowne nie są na tyle wysokie, by zrekompensować przedsiębiorcy straty spowodowane opóźnieniem inwestycji, jednak będą mobilizować dewelopera do dotrzymywania terminów. Warto też ustalić z wynajmującym możliwość odstąpienia od umowy, jeśli wystąpią opóźnienia w oddaniu lokalu lub gdy centrum handlowe bądź biurowiec nie zostaną otwarte w określonym terminie.

Powierzchnia lokalu
Jeżeli w chwili podpisywania umowy budowa nie została zakończona lub jest dopiero na etapie projektowania, może okazać się, że rzeczywista powierzchnia lokalu, ustalona na podstawie pomiarów powykonawczych, często różni się od planowanej. Może to mieć bezpośredni wpływ na wysokość czynszu – gdy wynajmujący zażąda dopłaty za dodatkową powierzchnię – lub opłacalność najmu, jeśli mimo zmniejszenia powierzchni czynsz pozostanie taki sam. Obniżenie wielkości powierzchni rzeczywistej może doprowadzić także do ograniczenia przydatności lokalu. Dlatego też wskazane jest wprowadzenie do umowy zarówno przejrzystych norm pomiaru powierzchni, jak i stosownych zapisów dotyczących możliwości zmiany kwoty czynszu lub nawet odstąpienia od umowy.

Koszty eksploatacji lokalu
Standardową praktyką w przypadku najmu powierzchni komercyjnych jest, że to najemcy ponoszą koszty eksploatacji lokalu i części budynku przeznaczonych do korzystania przez wszystkich najemców. W interesie najemcy jest zatem dokładne zapoznanie się ze sposobem rozliczania i zakresem opłat, aby uniknąć ponoszenia kosztów, które powinny obciążać innych najemców. Ponadto – ponieważ opłaty związane z utrzymaniem budynku są pobierane zaliczkowo – warto ustalić z wynajmującym, a następnie egzekwować możliwość kontroli prawidłowości naliczania kosztów eksploatacji.

Warunki wypowiedzenia umów na czas określony
Przepisy prawa nie przewidują możliwości wcześniejszego wypowiedzenia bez powodu umów najmu zawartych na czas oznaczony. Oznacza to, że mogą one być rozwiązane tylko w przypadkach wyraźnie wskazanych w umowie, a zastrzeżenie prawa do wypowiedzenia bez powodu jest nieskuteczne. Dlatego należy precyzyjnie określić potencjalne przyczyny wypowiedzenia, w szczególności w takich przypadkach, jak: opóźnienie oddania lokalu do użytku albo niedotrzymanie terminu uruchomienia galerii handlowej, niewłaściwy standard lub powierzchnia lokalu czy utrudnianie najemcy dostępu do pomieszczeń. Wskazane jest, by najemca miał możliwość naprawienia naruszenia umowy, zanim wynajmujący skorzysta z prawa do jej wypowiedzenia.

Zapewnienie klientów w galerii handlowej
W odniesieniu do galerii handlowych, o zyskowności działalności w danym lokalu często przesądza obecność w sąsiedztwie innych najemców, zapewniająca odpowiednią liczbę klientów. Niestety podpisywanie umów zawartych na czas określony jest obarczone dużym ryzykiem w tym względzie, a konflikty między wynajmującymi i najemcami związane z brakiem dostatecznego ruchu w centrum handlowym znajdują niekiedy finał w sądzie. Dlatego wskazane jest wprowadzenie do umowy możliwości jej wypowiedzenia lub choćby obniżenia czynszu na wypadek, gdyby wynajmującemu nie udało się pozyskać dostatecznej liczby najemców lub w większości pomieszczeń galerii działalność przestała być prowadzona.
Przy zawieraniu wszelkich umów najmu powierzchni – a zwłaszcza w razie tzw. przednajmu, który obarczony jest wyższym ryzykiem dla najemcy – nie należy polegać na ustnych deklaracjach. W celu uniknięcia nieporozumień i ewentualnych strat wszystkie prawa i obowiązki stron powinny znaleźć odzwierciedlenie w treści umowy.

Komentarz ekspercki CDZ: Na co zwrócić uwagę w umowach najmu powierzchni

Anita Woźniak, radca prawny
Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion & Żyto (CDZ)